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Ratgeber

Elektronische Fahrtenbücher-Vergleich 2019

Wir präsentieren Ihnen die besten Elektronische Fahrtenbücher auf unserem Test- und Vergleichsportal.

Ein elektronisches Fahrtenbuch soll die Dienstfahrten mit einem gewerblich und privat genutzten Auto dokumentieren. Dies ist nicht nur sinnvoll, um die innerbetriebliche Abrechnung so einfach wie möglich zu gestalten, sondern auch notwendig, um das Fahrzeug angemessen zu versteuern. Da die Vorgaben des Finanzamtes sehr streng sind, soll ein elektronisches Fahrtenbuch den Arbeitsaufwand erleichtern.

Wir verraten Ihnen, welche Kriterien ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllen muss und erfahren Sie, wie Sie selbst anhand von Tests der elektronischen Fahrtenbücher kontrollieren können, ob ein Produkt auch wirklich rechtssicher ist. Außerdem beantworten wir die häufigsten Fragen zum Thema.

Kaufberatung zum Elektronische Fahrtenbücher-Test bzw. -Vergleich: Wir helfen Ihnen, Ihren Elektronische Fahrtenbücher-Testsieger zu finden!

  • Ein Fahrtenbuch wird im Normalfall zum Erfassen von Dienstfahrten in Fahrzeugen genutzt, die sowohl für private als auch geschäftliche Zwecke eingesetzt werden.
  • Elektronische Varianten stehen Ihnen entweder als OBD-Adapter inklusive Web- oder App-Software zur Verfügung oder werden fest in ein Auto verbaut.
  • Wichtig ist es, darauf zu achten, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Nur durch ein vom Finanzamt anerkanntes elektronisches Fahrtenbuch und die richtige Verwendung können Sie Steuervorteile geltend machen.

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Das Führen von Fahrtenbüchern ist ziemlich aufwendig und zeitraubend. Spätestens, wenn mehrere Personen dasselbe Fahrzeug nutzen, wird es unübersichtlich und Fehler schleichen sich ein. Diese wiederum fallen beim zuständigen Finanzamt sofort auf und das Fahrtenbuch wird im schlimmsten Fall nicht anerkannt.

Unsere Kaufberatung zeigt Ihnen, welche Arten von elektronischen Fahrtenbüchern es aktuell auf dem Markt gibt und wo die Stärken und Schwächen liegen. Zudem erhalten Sie Tipps, wie Sie es vermeiden, auf ein Produkt hereinzufallen, welches nicht vom Finanzamt anerkannt wird.

1. Elektronisches Fahrtenbuch als Alternative zur pauschalen Besteuerung

Arbeitnehmer, die ein Fahrzeug teilweise geschäftlich und teilweise privat nutzen dürfen, erhalten laut Gesetz einen sogenannten geldwerten Vorteil. Wichtig ist dies, wenn es um die Besteuerung des Fahrzeuges geht. Zur Wahl stehen die Pauschalbesteuerung (1 %-Regel) und die Fahrtenbuchmethode. Seit einiger Zeit sind auch elektronische Fahrtenbücher in verschiedenen Varianten erhältlich.

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Hierzu zählen Fahrtenbuch-Apps, Online-Fahrtenbücher und eine Fahrtenbuch-Software inklusive Adapter für Service-Schnittstellen. Die Alternative zu Apps, Adaptern und Browseranwendungen sind fest verbaute elektronische Fahrtenbücher. Damit Sie besser einschätzen können, ob sich diese Variante für Sie lohnt, haben wir die wichtigen Vor- und Nachteile für Sie zusammengetragen:

  • Unkomplizierte Handhabung
  • Praktisch, wenn ein Fahrzeug von verschiedenen Fahrern genutzt wird
  • Zuverlässige Dokumentation
  • Hohe Kosten für den Einbau
  • Lohnt sich nur bei überwiegend gewerblich genutzten Fahrzeugen
  • Teilweise Nachjustierungen nötig

Der Fahrzeughalter kann Vorteile aus einem korrekt geführten Fahrtenbuch ziehen. So kann dieser die Steuern, die er auf das Fahrzeug zu zahlen hat, verringern und behält besonders bei mehreren Autos den Überblick bei der internen Abrechnung. Auch auf die Lohnsteuer kann sich dies auswirken. Die digitalen Lösungen erleichtern hierbei den Aufwand enorm, vorausgesetzt, die rechtlichen Vorgaben werden eingehalten.

Nicht nur, um die Vorgaben des Gesetzgebers und des Finanzamtes für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch einzuhalten, sondern auch für den Komfort, ist der gebotene Funktionsumfang besonders wichtig. Die folgenden Funktionen finden Sie häufig:

Funktion Beschreibung
GoBD-Konformität
(Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung)
 

  • Daten werden aus dem Kfz gewonnen
  • Nicht revidierbare Dokumentation
  • Rechtssicherheit bei der Erfassung und Auswertung
Unterstützung von Smartphones  

  • GPS-Tracking
  • Cloud-Speicherung der Daten
  • Zugriff mit verschiedenen Geräten und Plattformen

 

Automatisierung  

  • Häufige Ziele können gespeichert werden
  • Daten werden automatisch generiert
  • Berechnung des Spritverbrauches

2. Ein Fahrtenbuch führen

2.1. Digitale Lösungen als Unterstützung

Wenn Sie wegen der Steuer auf ein elektronisches Fahrtenbuch zurückgreifen möchten, werden Sie einen deutlich geringeren Arbeitsaufwand als bei einem klassischen Fahrtenbuch erwarten. In Teilen trifft dies auch zu. Jedoch veranlassen die rechtlichen Vorgaben auch den Halter des Fahrzeuges zur Überprüfung der dokumentierten Fahrten.

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Gerade, um dem Anspruch der „zeitnahen und lückenlosen Aufzeichnung“ nachzukommen, sind leider auch bei vielen digitalen Fahrtenbüchern manuelle Eingaben erforderlich. Selbst bei einer anerkannten App für ein elektronisches Fahrtenbuch kann es vorkommen, dass Sie den Fahrtzweck oder Kontaktdaten einpflegen müssen. Dies ist gerade bei teureren Produkten ärgerlich, weshalb wir ein Fahrtenbuch mit GPS-Ortung empfehlen. Dieses übernimmt in der Regel die Generierung von Fahrdaten und speichert häufige Strecken ab.

2.2. GoBD-Konformität: So überprüfen Sie die Rechtssicherheit

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Werten Sie die Daten auch am Smartphone aus.

Weil niemand im Nachhinein erfahren möchte, dass ein geführtes Fahrtenbuch vom Finanzamt gar nicht anerkannt werden kann, müssen Sie vor dem Kauf die Rechtssicherheit überprüfen. Dabei können Sie auch ohne einen Steuerberater auf bestimmte Anzeichen achten. Hierfür lassen Sie sich am besten vom Hersteller Auskunft über die Erfüllung der rechtlichen Vorgaben des sogenannten GoBDs (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) geben.

Zusätzlich können Sie auch auf Zertifikate achten. Trägt ein Fahrtenbuch-Programm ein TÜV-Siegel, dann wurde das Produkt auf die Erfüllung der lückenlosen und nicht revidierbaren Dokumentation hin überprüft.

Mit so einem Fahrtenbuch für den Firmenwagen sind Sie auf der sicheren Seite.

3. Elektronisches Fahrtenbuch im Test

3.1. Woran Sie eine gute Kaufberatung erkennen

Gerade wegen der hohen Anforderungen an ein Fahrtenbuch, sollten Tests von elektronischen Fahrtenbüchern es ganz genau nehmen. Dabei sollte es keine Rolle spielen, ob Ihr Fahrtenbuch mit einer App oder mit dem Laptop bedient wird. Folgende Punkte sollten in jedem Test eines digitalen Fahrtenbuchs auftauchen:

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Welche geldwerten Vorteile gibt es noch?

Die private Nutzung eines Firmenwagens ist nur eine Möglichkeit einer Vergütung, die nicht ausgezahlt wird. Ähnlich verhält es sich mit der privaten Nutzung von Laptops, Smartphones oder kostenlosen Sachbezüge und Dienstleistungen. Auch Gutscheine und gewährte Rabatte gehören dazu.

  • Genauigkeit der Erfassung
  • Sichere Datenspeicherung
  • Handhabung und Bedienung
  • Kompatible Systeme und Geräte
  • Informationen über die Funktionen zur Automatisierung

Achten Sie auch darauf, ob der Test eines elektronischen Fahrtenbuchs auf mögliche Schwachstellen hinweist. Bevorzugt werden sollten zudem unabhängige Prüfportale. In Vergleichen von elektronischen Fahrtenbüchern 2019 schneiden vor allem fest verbaute Geräte in Kombination mit Apps gut ab.

3.2. Stärken und Schwächen von elektronischen Fahrtenbüchern

Fahrtenbücher mit Smartphone-Apps unterstützen häufig auch die GPS-Ortung. Leider ist dieser Typ nur selten auch mit Browseranwendungen kompatibel. So sind Sie und Ihre Mitarbeiter auf Firmen-Smartphones angewiesen. Neben Adaptern mit Apps sind fest verbaute Module eine weitere Kategorie. Die Aufzeichnung und Auswertung von Fahrten ist mit diesen häufig besonders einfach und genau.

Tipp: Wenn Sie ein manuelles Fahrtenbuch erstellen möchten, aber keine Lust auf die handschriftliche Aufzeichnung haben, dann können Sie auch eine der zahlreichen Fahrtenbuch-Vorlagen nutzen, die im Internet zur Verfügung gestellt werden, oder Sie greifen auf eine spezielle Software zurück.

Elektronische Fahrtenbücher, die nur aus App-Anwendungen bestehen und kein Steckermodul besitzen, sind problematisch. Im Gegensatz zur App-Adapter-Kombination oder den fest verbauten Arten beziehen diese die aufgezeichneten Informationen ausschließlich über das GPS. Hier sollten Sie in Tests von elektronischen Fahrtenbüchern ganz genau hinschauen.

4. Anbieter und Preise: Gute Fahrtenbücher-Systeme sind relativ teuer

Auf der Suche nach dem besten elektronischen Fahrtenbuch sind auch die Preise der einzelnen Anbieter wichtig. Einen Überblick zum Preisleistungsverhältnis ausgewählter, exemplarischer Produkte finden Sie in der Vergleichstabelle.

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Das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar besteht aus einem Modul, welches über einen OBD-Stecker angeschlossen wird. Durch eine integrierte SIM-Karte werden die Daten übertragen und extern gespeichert. Auf diese Weise wird ein Datenverlust durch einen Unfall oder Schaden vermieden. Da die Daten sowohl über Android- als auch über iOS-Smartphones abgerufen werden können, macht die Bedienung und Handhabung relativ flexibel. Mit einem monatlichen Preismodell von derzeit 15,90 Euro zählt der Service jedoch nicht zu den günstigen elektronischen Fahrtenbüchern.

Hinweis: Einige Anbieter ermöglichen auch Testphasen mit einer Geld-Zurück-Garantie. So können Sie das Produkt für einen gewissen Zeitraum ausprobieren, um feststellen zu können, ob es Ihren Anforderungen entspricht.

Ganz anders funktioniert das satellitengestützte System vom Anbieter TravelControl. Bei diesem elektronischen Fahrtenbuch für den Pkw wird ein Gerät zur Datenerfassung fest installiert. Gespeichert werden diese Daten auf einer Chipkarte, die nach der Beendigung einer Fahrt einfach entnommen werden kann. Die Anschaffung und die zusätzlichen Einbaukosten von aktuell 175 Euro machen das Fahrtenbuch jedoch ebenfalls nicht günstig.

Wenn Sie ein solches elektronisches Fahrtenbuch kaufen, müssen Sie beachten, dass die Karte nur etwa 4.000 Fahrten speichern kann. Danach darf diese jedoch nicht überspielt werden, da eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist der unveränderten Originaldaten besteht. Der Vorteil besteht in einer Zertifizierung durch den TÜV.

5. Fragen und Antworten rund um das Thema elektronisches Fahrtenbuch

5.1. Welche Hersteller und Marken haben sich etabliert?

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Eine einfache Datenverwaltung ist wichtig.

Die folgende Auflistung enthält die bekanntesten Hersteller und Marken von elektronischen Fahrtenbüchern:

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  • Vimcar
  • Trackjack
  • TomTom
  • Fahrtenbuch 2 go
  • Lexware
  • Travel Control

5.2. Welches elektronische Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es den Vorgaben der sogenannten GoBD entsprechen. Die GoBD regelt die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und stellt somit sicher, dass die Daten korrekt und unveränderbar archiviert werden.

Im Detail bedeutet dies, ein elektronisches Fahrtenbuch muss Dinge wie das Datum, den Reiseort, den Grund der Reise, die Kilometerstände und mehr, so aufzeichnen, dass diese nachträglich nicht zu manipulieren sind. Damit die Aufzeichnungen in einem digitalen Fahrtenbuch aber wirklich anerkannt werden, müssen Sie jedoch auch auf weitere Vorgaben der GoBD bezüglich der Handhabung achten.

Hinweis: Tests von elektronischen Fahrtenbüchern können Auskunft darüber geben, ob ein Produkt die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

5.3. Was kann ein elektronisches Fahrtenbuch?

Elektronische Fahrtenbücher, erfassen alle Daten zu einer Dienstfahrt nach den gesetzlichen Vorgaben. Außerdem wird teilweise auch die Nutzung von verschiedenen Plattformen und Betriebssystemen unterstützt. So dokumentieren Fahrtenbücher mit einer App-Funktion anhand von GPS-Daten.

Zusätzlich wird eine „On-Board-Schnittstelle“ genutzt, um die Daten direkt vom Fahrzeug zu übertragen. Wenn unterschiedliche Personen dasselbe Fahrzeug nutzen, wird teilweise auch eine Cloud-Synchronisation angeboten.

Die Erfassung von Daten nur über das GPS ist problematisch, da vom Gesetzgeber gefordert wird, die Daten direkt aus dem jeweiligen Kfz zu beziehen.

5.4. Gibt es bereits einen Test von der Stiftung Warentest?

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Schriftliche Notizen sind nicht mehr notwendig.

Die Verbraucherschutzorganisation Stiftung Warentest prüft regelmäßig Produkte auf Mängel und Schwachstellen. Ein eigener Test zu den digitalen Fahrtenbüchern war bisher allerdings nicht darunter. Deswegen können wir auch keinen elektronischen Fahrtenbuch-Testsieger nennen.

Allerdings hat die Stiftung Warentest einen Artikel mit Tipps zum Führen von Fahrtenbüchern veröffentlicht. In diesem wird auch auf elektronische Fahrtenbücher eingegangen. Zudem erhalten Sie wertvolle Informationen zum Versteuern.

5.5. Was kostet ein elektronisches Fahrtenbuch?

Der Preis eines elektronischen Fahrtenbuchs kann ganz unterschiedlich sein. Zu unterscheiden sind außerdem verschiedene Bezahlmodelle. Am häufigsten werden Sie monatliche und jährliche Zahlungsintervalle finden. Jedoch gibt es auch Fahrtenbücher, für die Sie nur einmalig bezahlen. Die monatlichen Kosten variieren hier zwischen 5 und 15 Euro. Die jährlichen Zahlungen fallen sehr unterschiedlich aus.

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