Elektronisches-Fahrtenbuch Vergleich 2023

Arbeitnehmer, die ein Fahrzeug teilweise geschäftlich und teilweise privat nutzen dürfen, erhalten laut Gesetz einen sogenannten geldwerten Vorteil. Wichtig ist dies, wenn es um die Besteuerung des Fahrzeuges geht. Zur Wahl stehen die Pauschalbesteuerung (1 %-Regel) und die Fahrtenbuchmethode. Seit einiger Zeit sind auch elektronische Fahrtenbücher in verschiedenen Varianten erhältlich.

Hierzu zählen Fahrtenbuch-Apps, Online-Fahrtenbücher und eine Fahrtenbuch-Software inklusive Adapter für Service-Schnittstellen. Die Alternative zu Apps, Adaptern und Browseranwendungen sind fest verbaute elektronische Fahrtenbücher. Damit Sie besser einschätzen können, ob sich diese Variante für Sie lohnt, haben wir die wichtigen Vor- und Nachteile für Sie zusammengetragen:

Der Fahrzeughalter kann Vorteile aus einem korrekt geführten Fahrtenbuch ziehen. So kann dieser die Steuern, die er auf das Fahrzeug zu zahlen hat, verringern und behält besonders bei mehreren Autos den Überblick bei der internen Abrechnung. Auch auf die Lohnsteuer kann sich dies auswirken. Die digitalen Lösungen erleichtern hierbei den Aufwand enorm, vorausgesetzt, die rechtlichen Vorgaben werden eingehalten.

Nicht nur, um die Vorgaben des Gesetzgebers und des Finanzamtes für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch einzuhalten, sondern auch für den Komfort, ist der gebotene Funktionsumfang besonders wichtig. Die folgenden Funktionen finden Sie häufig:

2.1. Digitale Lösungen als Unterstützung

Wenn Sie wegen der Steuer auf ein elektronisches Fahrtenbuch zurückgreifen möchten, werden Sie einen deutlich geringeren Arbeitsaufwand als bei einem klassischen Fahrtenbuch erwarten. In Teilen trifft dies auch zu. Jedoch veranlassen die rechtlichen Vorgaben auch den Halter des Fahrzeuges zur Überprüfung der dokumentierten Fahrten.

Gerade, um dem Anspruch der „zeitnahen und lückenlosen Aufzeichnung“ nachzukommen, sind leider auch bei vielen digitalen Fahrtenbüchern manuelle Eingaben erforderlich. Selbst bei einer anerkannten App für ein elektronisches Fahrtenbuch kann es vorkommen, dass Sie den Fahrtzweck oder Kontaktdaten einpflegen müssen. Dies ist gerade bei teureren Produkten ärgerlich, weshalb wir ein Fahrtenbuch mit GPS-Ortung empfehlen. Dieses übernimmt in der Regel die Generierung von Fahrdaten und speichert häufige Strecken ab.

2.2. GoBD-Konformität: So überprüfen Sie die Rechtssicherheit

Werten Sie die Daten auch am Smartphone aus.

Weil niemand im Nachhinein erfahren möchte, dass ein geführtes Fahrtenbuch vom Finanzamt gar nicht anerkannt werden kann, müssen Sie vor dem Kauf die Rechtssicherheit überprüfen. Dabei können Sie auch ohne einen Steuerberater auf bestimmte Anzeichen achten. Hierfür lassen Sie sich am besten vom Hersteller Auskunft über die Erfüllung der rechtlichen Vorgaben des sogenannten GoBDs (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) geben.

Zusätzlich können Sie auch auf Zertifikate achten. Trägt ein Fahrtenbuch-Programm ein TÜV-Siegel, dann wurde das Produkt auf die Erfüllung der lückenlosen und nicht revidierbaren Dokumentation hin überprüft.

Mit so einem Fahrtenbuch für den Firmenwagen sind Sie auf der sicheren Seite.

3.1. Woran Sie eine gute Kaufberatung erkennen

Gerade wegen der hohen Anforderungen an ein Fahrtenbuch, sollten Tests von elektronischen Fahrtenbüchern es ganz genau nehmen. Dabei sollte es keine Rolle spielen, ob Ihr Fahrtenbuch mit einer App oder mit dem Laptop bedient wird. Folgende Punkte sollten in jedem Test eines digitalen Fahrtenbuchs auftauchen:

• Genauigkeit der Erfassung
• Sichere Datenspeicherung
• Handhabung und Bedienung
• Kompatible Systeme und Geräte
• Informationen über die Funktionen zur Automatisierung

Achten Sie auch darauf, ob der Test eines elektronischen Fahrtenbuchs auf mögliche Schwachstellen hinweist. Bevorzugt werden sollten zudem unabhängige Prüfportale. In Vergleichen von elektronischen Fahrtenbüchern 2023 schneiden vor allem fest verbaute Geräte in Kombination mit Apps gut ab.

3.2. Stärken und Schwächen von elektronischen Fahrtenbüchern

Fahrtenbücher mit Smartphone-Apps unterstützen häufig auch die GPS-Ortung. Leider ist dieser Typ nur selten auch mit Browseranwendungen kompatibel. So sind Sie und Ihre Mitarbeiter auf Firmen-Smartphones angewiesen. Neben Adaptern mit Apps sind fest verbaute Module eine weitere Kategorie. Die Aufzeichnung und Auswertung von Fahrten ist mit diesen häufig besonders einfach und genau.

Tipp: Wenn Sie ein manuelles Fahrtenbuch erstellen möchten, aber keine Lust auf die handschriftliche Aufzeichnung haben, dann können Sie auch eine der zahlreichen Fahrtenbuch-Vorlagen nutzen, die im Internet zur Verfügung gestellt werden, oder Sie greifen auf eine spezielle Software zurück.

Elektronische Fahrtenbücher, die nur aus App-Anwendungen bestehen und kein Steckermodul besitzen, sind problematisch. Im Gegensatz zur App-Adapter-Kombination oder den fest verbauten Arten beziehen diese die aufgezeichneten Informationen ausschließlich über das GPS. Hier sollten Sie in Tests von elektronischen Fahrtenbüchern ganz genau hinschauen.

Auf der Suche nach dem besten elektronischen Fahrtenbuch sind auch die Preise der einzelnen Anbieter wichtig. Einen Überblick zum Preisleistungsverhältnis ausgewählter, exemplarischer Produkte finden Sie in der Vergleichstabelle.

Das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar besteht aus einem Modul, welches über einen OBD-Stecker angeschlossen wird. Durch eine integrierte SIM-Karte werden die Daten übertragen und extern gespeichert. Auf diese Weise wird ein Datenverlust durch einen Unfall oder Schaden vermieden. Da die Daten sowohl über Android- als auch über iOS-Smartphones abgerufen werden können, macht die Bedienung und Handhabung relativ flexibel. Mit einem monatlichen Preismodell von derzeit 15,90 Euro zählt der Service jedoch nicht zu den günstigen elektronischen Fahrtenbüchern.

Hinweis: Einige Anbieter ermöglichen auch Testphasen mit einer Geld-Zurück-Garantie. So können Sie das Produkt für einen gewissen Zeitraum ausprobieren, um feststellen zu können, ob es Ihren Anforderungen entspricht.

Ganz anders funktioniert das satellitengestützte System vom Anbieter TravelControl. Bei diesem elektronischen Fahrtenbuch für den Pkw wird ein Gerät zur Datenerfassung fest installiert. Gespeichert werden diese Daten auf einer Chipkarte, die nach der Beendigung einer Fahrt einfach entnommen werden kann. Die Anschaffung und die zusätzlichen Einbaukosten von aktuell 175 Euro machen das Fahrtenbuch jedoch ebenfalls nicht günstig.

Wenn Sie ein solches elektronisches Fahrtenbuch kaufen, müssen Sie beachten, dass die Karte nur etwa 4.000 Fahrten speichern kann. Danach darf diese jedoch nicht überspielt werden, da eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist der unveränderten Originaldaten besteht. Der Vorteil besteht in einer Zertifizierung durch den TÜV.