Wer einen Firmenwagen auch Privat nutzt, hat steuerlich zwei Optionen: pauschal oder präzise. Doch viele Beschäftigte entscheiden sich noch immer für die pauschale Ein-Prozent-Regelung – und zahlen damit oft deutlich mehr, als sie müssten.
Eine Analyse auf Basis realer Nutzungsdaten zeigt: Mit der Fahrtenbuchmethode lassen sich im Schnitt über 2600 Euro pro Jahr sparen. Vor allem bei überwiegend beruflicher Nutzung kann der Unterschied gravierend sein. Digitale Fahrtenbücher machen das Führen so einfach wie nie.

Warum trotzdem so wenige ein Fahrtenbuch führen

Trotz des hohen Einsparpotenzials führt nur etwa ein Viertel der Dienstwagenfahrer in Deutschland ein Fahrtenbuch. Das ergibt eine Auswertung des Firmenwagenrechners von Vimcar, Anbieter von digitalen Fuhrparkmanagement-Softwarelösungen aus Berlin. Besonders Fahrer von Verbrennern mit gemischter Nutzung könnten profitieren. Das betrifft schätzungsweise 940.000 Fahrzeuge, bei denen bislang auf die teure Pauschale gesetzt wird.
Trotz klarer Steuerersparnis nutzt nur etwa jeder vierte Dienstwagenfahrer ein Fahrtenbuch.
Bild: Audi
"Viele bleiben bei der Ein-Prozent-Methode, weil sie sie kennen. Nicht, weil sie günstiger ist", erklärt Felix Schmidt, Chief Product & Technology Officer beim Vimcar-Mutterunternehmen Shiftmove. Dabei ließe sich mit einem digitalen Fahrtenbuch ohne großen Aufwand bares Geld sparen – Jahr für Jahr.

So funktioniert die Ein-Prozent-Regelung

Bei der pauschalen Versteuerung des Firmenwagens wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil angesetzt. Dazu kommen dann noch 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer für den Arbeitsweg – unabhängig von der tatsächlichen Nutzung.
Anders beim Fahrtenbuch: Hier wird nur das versteuert, was auch wirklich privat gefahren wurde. Vor allem wer seinen Wagen fast ausschließlich beruflich nutzt, spart auf diesem Weg mehrere Tausend Euro jährlich.
Moderne Fahrtenbuchsysteme erfassen Fahrten automatisch – bequem per App statt mühselig auf Papier.
Bild: Vimcar
Zwar galt das Fahrtenbuch lange als lästig, doch das hat sich geändert. Digitale Lösungen machen die Dokumentation heute bequem, schnell und finanzamtskonform. Das System wird einmal installiert, erkennt jede Fahrt automatisch und erlaubt eine einfache Kategorisierung per App – etwa in "geschäftlich", "privat" oder "Arbeitsweg".
Zudem sind die Daten manipulationssicher gespeichert und erfüllen alle Anforderungen für die steuerliche Anerkennung. Die Übermittlung an Steuerberater oder Finanzamt erfolgt auf Knopfdruck – ganz ohne Papierstapel.

Besonders beliebt bei jüngeren Fahrern

Digitale Fahrtenbücher kommen vor allem bei jüngeren Altersgruppen gut an: Laut einer Vimcar-Umfrage nutzen 43 Prozent der 25- bis 34-Jährigen von Anfang an die digitale Variante. In der Gruppe der 35- bis 44-Jährigen sind es immerhin noch 32 Prozent.
Der Weg zurück zum Papier kommt kaum infrage. Wer einmal digital fährt, bleibt dabei. Neben der Steuerersparnis nennen die Nutzer vor allem Transparenz, Komfort und die genauere Kontrolle über die Fahrzeugnutzung als Vorteile.

Nicht jede App ist erlaubt

Wichtig bei der Wahl des Anbieters: Nicht jede App erfüllt die Vorgaben des Finanzamts. Nur Fahrtenbücher, die manipulationssicher sind, jede Änderung protokollieren und Fahrdaten automatisch erfassen, sind rechtskonform. Eine Excel-Tabelle reicht ebenso wenig wie Lösungen, bei denen sich alte Einträge beliebig nachträglich verändern lassen.
Hochwertige Systeme bieten darüber hinaus Features wie Geofencing, Geschwindigkeitsalarme oder die Verwaltung ganzer Fahrzeugflotten mit mehreren Nutzern – ideal für Unternehmen.
Fest steht: Oft lohnt sich der Wechsel. Möglich ist er immer zum 1. Januar eines Jahres oder bei Neuzulassung des Dienstwagens. Dennoch: Viele verschenken diese Möglichkeit – aus Bequemlichkeit. Ein elektronisches Fahrtenbuch kann das ändern.