Firmenwagen: Fahrtenbuch führen

Firmenwagen: Fahrtenbuch führen

Fahrtenbuch richtig ausfüllen

Manchmal zahlt es sich aus, den Firmenwagen mittels Fahrtenbuch zu versteuern, statt die Pauschale zu wählen. AUTO BILD erklärt, worauf dabei zu achten ist.
Wer einen Firmenwagen fährt, muss ihn steuerlich geltend machen. Die meisten Autofahrer entscheiden sich dabei für die Einprozent-Regelung (mehr dazu). Die Alternative ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Damit werden anstelle der pauschalen Versteuerung die tatsächlichen Autokosten ermittelt. Das kann sich vor allem lohnen, wenn das Auto einen hohen Listenpreis hat. Das Führen eines Fahrtenbuchs ist jedoch mit Aufwand verbunden. Hier sollen elektronische Fahrtenbücher Abhilfe schaffen.

Warum überhaupt ein Fahrtenbuch führen?

In einigen Fällen kann es unterm Strich günstiger sein, ein Fahrtenbuch zu führen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn mit dem Firmenwagen nur wenige private Fahrten unternommen werden, der Listenpreis des Autos sehr hoch ist oder der Wagen schon ziemlich alt ist. Dann kann die Einprozent-Regel vergleichsweise hohe Kosten verursachen. Mit dem Fahrtenbuch müssen Sie hingegen nur die Fahrten versteuern, die sie auch tatsächlich tätigen – das kann sich auszahlen. Außerdem werden alle Kosten berücksichtigt, die das Auto verursacht. Dazu zählen sowohl Sprit und Reparaturen als auch Parkgebühren oder Autopflege. Aber: Alle Belege dafür müssen akribisch gesammelt werden.

Was muss ins Fahrtenbuch eingetragen werden?

Einige Angaben müssen nur einmal gemacht werden, dazu zählen:
Kfz-Kennzeichen
Kilometerstand zu Jahresbeginn und -ende
Die jeweiligen Fahrten werden einzeln festgehalten. Wichtig ist, dass jede Fahrt lückenlos erfasst wird. Wird der Wagen von mehreren Personen genutzt, ist vor der Fahrt der jeweilige Fahrer einzutragen. Je nach Anlass sind dabei unterschiedliche Angaben erforderlich, wobei immer der Zweck der Fahrt im Vordergrund steht. Generell wird im Fahrtenbuch zwischen fünf Arten von Fahrten unterschieden:
Dienstliche Fahrten: Fahrten, die in Zusammenhang mit der Arbeit stehen, müssen sehr präzise festgehalten werden. Benötigt werden Angaben zum Zeitpunkt, der Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Start- und Zielort, bei Umwegen die exakt gefahrene Route sowie der Grund der Fahrt (ggf. mit Namen des besuchten Geschäftspartners).
Arbeitsweg: Hier werden Zeitpunkt sowie Kilometerstand vor und nach der Fahrt dokumentiert.
Private Fahrten: Zeitpunkt und Kilometerstand.
Fahrten in Zusammenhang mit anderen Einkünften (z.B. Nebenjob): Zeitpunkt und Kilometerstand.
Fahrten bei doppelter Haushaltsführung: Zeitpunkt und Kilometerstand.

Das Führen eines Fahrtenbuchs verlangt Disziplin. Am besten füllt man es direkt nach der Fahrt aus.

Wer sich das Führen des Fahrtenbuchs erleichtern will, kann ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen. Das hat den Vorteil, dass nicht jede Fahrt einzeln eingetragen werden muss. Die Fahrten werden per GPS direkt aufgezeichnet. Anschließend reicht es aus, in der dazugehörigen App oder Desktop-Software anzugeben, welchen Zweck die Fahrt hatte und ggf. ergänzende Angaben zu machen (z.B. Name des Geschäftspartners).

Welche Voraussetzungen muss das Fahrtenbuch erfüllen?

Um vom Finanzamt anerkannt zu werden, gibt es einige Voraussetzungen, die das Fahrtenbuch erfüllen muss. Diese unterscheiden sich vom handgeschriebenen zum elektronischen Fahrtenbuch.
Handgeschriebenes Fahrtenbuch:
• Das Fahrtenbuch muss ein gebundenes Buch oder Heft sein
• Alle Einträge müssen vollständig und leserlich sein
• Nachträge oder einzelne Notizen sind nicht erlaubt
Elektronisches Fahrtenbuch:
• Die Aufzeichnungen dürfen sich nicht manipulieren lassen
• Export der Daten in eine schreibgeschützte PDF, Excel-Tabellen werden nicht anerkannt
• Speicherung der Aufzeichnung für 10 Jahre
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Was passiert wenn das Fahrtenbuch nicht akzeptiert wird?

Dass das Finanzamt ein Fahrtenbuch ablehnt, kann unterschiedliche Gründe haben, wie zum Beispiel widersprüchliche Angaben (z.B. eingetragene Fahrt und eingereichte Quittung stimmen nicht überein) oder die Nutzung eines nicht anerkannten elektronischen Fahrtenbuchs. Lehnt das Finanzamt das Fahrtenbuch ab, wird der Firmenwagen mit der Einprozent-Regelung pauschal versteuert.

Tipps zum Ausfüllen des Fahrtenbuchs

• Tragen Sie jede Fahrt unmittelbar nach der Ankunft ein. Spätere Nachträge oder Einträge, die offensichtlich zur gleichen Zeit gesammelt eingetragen wurden, sieht das Finanzamt kritisch. Bei elektronischen Fahrtenbüchern hat man etwas mehr Zeit: Die Einträge sollten innerhalb einer Woche erfolgen.
• Deponieren Sie Fahrtenbuch und Schreibzeug direkt im Auto, dann können Sie die Eintragung sofort bei Abfahrt und Ankunft erledigen.
• Schreiben Sie Ortsangaben aus. Zwar erkennen einige Finanzämter auch Abkürzungen für häufig besuchte Orte an, vor Gericht hält dies aber nicht stand (vgl. Az. 3 K 3735/12).
• Hat man sich verschrieben, muss die Korrektur deutlich als solche deutlich erkennbar und leserlich sein.
• Bei der Auswahl des elektronischen Fahrtenbuchs ist es ratsam einen namhaften Anbieter zu wählen und vorab gegebenenfalls den Rat eines Steuerberaters einzuholen.

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